Quản Trị Học Cơ Bản – Câu Hỏi Tự Luận

CÂU HỎI TỰ LUẬN

1. Anh (chị) hãy cho biết một nhà quản trị cần có những kỹ năng cơ bản nào? Trình bày cụ thể, tóm tắt các kỹ năng đó.
2. Anh (chị) hãy cho biết có mấy cấp quản trị? Trình bày cụ thể, tóm tắt nội dung của mỗi cấp quản trị. Anh (chị) hãy cho biết mỗi kỹ năng cơ bản của quản trị tương ứng quan trọng nhất đối với nhà quản trị cấp nào? Giải thích tại sao?
3. Anh (chị) hãy cho biết hoạt động quản trị có những chức năng cơ bản nào? Trình bày cụ thể, tóm tắt các chức năng đó. Trong các chức năng đó theo anh (chị) thì chức năng nào là quan trọng nhất? Tại sao?
4. Giả sử có tình huống sau: Tại một phòng chức năng của Công ty XYZ, trưởng phòng là ông A, có trình độ và trách nhiệm cao trong công việc. Nhiệm vụ của ông là quản trị chung các vấn đề của phòng. Các phó phòng lần lượt là bà B, ông C và ông D, mỗi người chịu trách nhiệm một lĩnh vực cụ thể. Ông A tin tưởng và giao quyền cho các phó phòng linh hoạt quyết định những công việc theo lĩnh vực của mỗi người và trình lên trưởng phòng những gì vướn mắc hoặc đề xuất cần thiết. Tuy nhiên, bà B và ông C thường xuyên làm việc với nhau và quyết định những vấn đề mà theo như nhận xét của một số nhân viên (làm việc nghiêm túc và vì hiệu quả chung của phòng) thì thiên về cảm tính và kém hiệu quả. Nhưng đó chỉ là nhân viên nhận thấy và tâm sự riêng với nhau, ngầm thể hiện sự bất mãn chứ không ai dám góp ý vì trước mọi ý kiến hay góp ý đề xuất hỗ trợ từ nhân viên đều bị 2 phó phòng đó và một số nhân viên thân cận (có lợi ích nhóm) cho là không cần thiết và còn bị chỉ trích là can thiệp vào công việc của những người có trách nhiệm (kiểu tư duy “ai mượn?”, “không cần chỉ đạo, tự người ta tự biết cách làm việc”). Ông A thì bản tính dung hòa, đã phân công công việc cũng như quyền hạn rõ ràng và tin tưởng vào khả năng của cấp dưới cho nên ít quan tâm đến những công việc cụ thể của những người thừa hành. Dần dần, hiệu quả chung của phòng dù nhìn bề ngoài rất ổn và có vẻ phát triển nhưng có thể nội bộ không vững mạnh.
   Anh (chị) hãy phân tích tình huống trên và trả lời các câu hỏi sau:
   a. Ông A sử dụng phong cách lãnh đạo gì? Giải thích ngắn gọn. Ông có ưu điểm gì? Nhược điểm gì?
   b. Bà B và ông C sử dụng phong cách lãnh đạo gì? Giải thích ngắn gọn. Họ có ưu điểm gì? Nhược điểm gì?
   c. Bản chất của quản trị có đạt được không? Tại sao?
5. Một trong những nguyên tắc kiểm soát là “Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động. Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi nếu có những sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điều chỉnh. Nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa”. Anh (chị) hãy giải thích rõ nguyên tắc trên.
6. Có mấy cách thức sử dụng quyền hành của nhà quản trị? Anh (chị) hãy liệt kê và phân tích các mối quan hệ giữa sử dụng quyền hành và thái độ lao động.

Câu 1

Kỹ năng cơ bản cần thiết cho một nhà quản trị:

1. Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills):
   • Khái niệm: Khả năng sử dụng kiến thức, kỹ năng và công cụ chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể.
   • Ví dụ: Kỹ năng lập trình đối với một quản trị viên trong ngành công nghệ thông tin.
2. Kỹ năng nhân sự (Human Skills):
   • Khái niệm: Khả năng làm việc, giao tiếp và tạo động lực cho các thành viên trong tổ chức.
   • Ví dụ: Kỹ năng lắng nghe, giao tiếp hiệu quả và khả năng giải quyết xung đột.
3. Kỹ năng tư duy (Conceptual Skills):
   • Khái niệm: Khả năng nhìn nhận tổ chức dưới một góc nhìn tổng thể, hiểu được mối liên hệ giữa các bộ phận và dự đoán được tác động của các quyết định tới toàn thể tổ chức.
   • Ví dụ: Kỹ năng phân tích, lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định.

Câu 2

Các cấp quản trị:

1. Cấp quản trị cao cấp (Top Management):
   • Nội dung: Bao gồm các nhà quản trị, giám đốc điều hành, chủ tịch. Họ chịu trách nhiệm định hướng chiến lược, ra quyết định lớn và định hướng tương lai của tổ chức.
   • Kỹ năng quan trọng: Kỹ năng tư duy, vì họ cần phải có tầm nhìn xa và hiểu rõ sự vận hành tổng thể của tổ chức.
2. Cấp quản trị trung cấp (Middle Management):
   • Nội dung: Bao gồm các quản lý bộ phận, trưởng phòng. Họ chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lược từ cấp trên và giám sát các hoạt động hàng ngày của tổ chức.
   • Kỹ năng quan trọng: Kỹ năng nhân sự, vì họ cần phải làm việc chặt chẽ với cả cấp trên và cấp dưới, đồng thời quản lý và động viên nhân viên.
3. Cấp quản trị trực tiếp (Lower Management):
   • Nội dung: Bao gồm các giám sát viên, quản đốc. Họ chịu trách nhiệm giám sát và điều hành công việc hàng ngày của nhân viên cấp dưới.
   • Kỹ năng quan trọng: Kỹ năng kỹ thuật, vì họ cần phải hiểu rõ công việc cụ thể và hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên trực tiếp.

Câu 3

Các chức năng cơ bản của hoạt động quản trị:

1. Hoạch định (Planning):
   • Khái niệm: Xác định mục tiêu, đưa ra các kế hoạch và chiến lược để đạt được mục tiêu đó.
   • Tóm tắt: Đề ra kế hoạch công việc, dự báo các vấn đề có thể xảy ra và chuẩn bị các biện pháp đối phó.
2. Tổ chức (Organizing):
   • Khái niệm: Sắp xếp và phân công công việc, tài nguyên và con người để thực hiện kế hoạch.
   • Tóm tắt: Xác định cơ cấu tổ chức, phân quyền và trách nhiệm cho các vị trí và đơn vị.
3. Lãnh đạo (Leading):
   • Khái niệm: Hướng dẫn, động viên và tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả.
   • Tóm tắt: Sử dụng kỹ năng giao tiếp, động viên và tạo động lực cho nhân viên.
4. Kiểm soát (Controlling):
   • Khái niệm: Đánh giá kết quả làm việc, so sánh với kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết.
   • Tóm tắt: Thiết lập các tiêu chí đánh giá, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Chức năng quan trọng nhất:

• Ý kiến cá nhân: Hoạch định là chức năng quan trọng nhất vì nó đặt nền móng cho các chức năng khác và xác định hướng đi của tổ chức.

Câu 4

Phân tích tình huống:

1. Phong cách lãnh đạo của ông A:
   • Giải thích: Ông A sử dụng phong cách lãnh đạo Dân Chủ
   • Ưu điểm: Tạo sự tự chủ và phát triển khả năng ra quyết định của cấp dưới.
   • Nhược điểm: Thiếu sự giám sát cụ thể có thể dẫn đến thiếu kiểm soát và đồng nhất trong quyết định.
2. Phong cách lãnh đạo của bà B và ông C:

• Giải thích: Bà B và ông C có thể sử dụng phong cách độc đoán (autocratic)
• Ưu điểm: Quyết định nhanh chóng, rõ ràng và có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình.
• Nhược điểm: Thiếu sự tham gia và đóng góp từ nhân viên, có thể dẫn đến sự bất mãn và giảm động lực làm việc của nhân viên.

Câu 5

Nguyên tắc “Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động” là một trong những nguyên tắc quan trọng trong quá trình kiểm soát. Nguyên tắc này có thể được giải thích như sau:

1. Mục đích của kiểm soát là phát hiện và điều chỉnh các sai lệch hoặc vấn đề phát sinh:
   • Khi tiến hành kiểm soát, nếu phát hiện các sai lệch so với kế hoạch, mục tiêu đề ra, thì cần phải có những hành động để sửa chữa, khắc phục những sai lệch này.
   • Việc kiểm soát chỉ có ý nghĩa khi nó dẫn đến các biện pháp sửa chữa, điều chỉnh, không thể chỉ dừng lại ở việc phát hiện ra các vấn đề.
2. Tính hiệu quả của kiểm soát phụ thuộc vào các hành động được thực hiện:
   • Nếu sau khi phát hiện ra các sai lệch, không có hành động nào được triển khai để khắc phục, thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
   • Chỉ khi có những hành động sửa sai, điều chỉnh phù hợp, việc kiểm soát mới đạt được mục tiêu và hiệu quả.
3. Tính kịp thời của các hành động là rất quan trọng:
   • Các hành động sửa chữa, điều chỉnh cần được thực hiện kịp thời, không để tình trạng trầm trọng hơn.
   • Việc chậm trễ trong hành động sẽ làm giảm hiệu quả của kiểm soát.

Vì vậy, có thể nói rằng nguyên tắc “Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động” nhấn mạnh vai trò then chốt của các hành động sửa chữa, điều chỉnh trong quá trình kiểm soát. Nếu thiếu các hành động này, việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa và không đạt được mục tiêu.

Câu 6

Có ba cách thức sử dụng quyền hành của nhà quản trị:

Cưỡng bức: Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng bách, đe dọa thì nhân viên vì sợ mà phải làm việc nhưng sẽ thiếu nhiệt tình.

Mua chuộc: Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng quyền lợi thì nhân viên sẽ làm việc với thái độ tính toán, cân nhắc theo sự lợi hại đến với bản thân.

Kết thân, xem nhau như những người đồng nghiệp: Nếu muốn nhân viên làm việc với nhiệt tình và sự quan tâm đến lợi ích chung của tổ chức thì nhà quản trị nên sử dụng quyền hành một cách nhẹ nhàng, trong tỉnh thần hợp tác vì mục tiêu chung.

Anh (chị) hãy liệt kê và phân tích các mối quan hệ giữa sử dụng quyền hành và thái độ lao động.

Như đã đề cập, có 3 cách thức chính sử dụng quyền hành của nhà quản trị:

1. Cưỡng bức:
   • Nhà quản trị sử dụng biện pháp áp lực, đe dọa để buộc nhân viên phải làm việc.
   • Nhân viên sẽ làm việc vì sợ hãi, không có động lực nội tại.
   • Thái độ lao động thụ động, thiếu nhiệt huyết và cam kết với tổ chức.
   • Hiệu suất và năng suất có thể bị giảm sút.
   • Môi trường làm việc có thể căng thẳng và thiếu đoàn kết.
2. Mua chuộc:
   • Nhà quản trị sử dụng các lợi ích vật chất để thu mua sự phục tùng của nhân viên.
   • Nhân viên chỉ làm việc vì lợi ích cá nhân, không có lòng trung thành với tổ chức.
   • Thái độ lao động tính toán, thiếu sự sáng tạo và chủ động.
   • Nhân viên có thể dễ bị “mua chuộc” bởi các tổ chức khác.
   • Môi trường làm việc có thể cạnh tranh và thiếu đồng thuận.
3. Kết thân:
   • Nhà quản trị sử dụng cách tiếp cận hợp tác, quan hệ đồng nghiệp.
   • Nhân viên làm việc với tinh thần trách nhiệm, nhiệt huyết và tâm huyết với tổ chức.
   • Thái độ lao động chủ động, sáng tạo và cam kết với mục tiêu chung.
   • Môi trường làm việc đoàn kết, hợp tác và định hướng giải quyết vấn đề.
   • Nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức.

Tóm lại, cách sử dụng quyền hành của nhà quản trị có tác động trực tiếp đến thái độ và động lực lao động của nhân viên. Việc sử dụng quyền hành một cách nhẹ nhàng, tôn trọng và hợp tác sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất cho tổ chức.